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Il D.Lgs. 231/01 in Fondazione Accademia Carrara

La Fondazione Accademia Carrara (di seguito anche la “Fondazione”), in considerazione dell’introduzione della disciplina in materia di responsabilità amministrativa degli enti di cui al D.Lgs. 231/2001, stante la tipologia dell’attività svolta, ha ritenuto necessario I ‘adeguamento del proprio sistema organizzativo alle regole previste dal citato provvedimento.

Il Modello 231 costituisce un efficace strumento preventivo alla realizzazione di attività illecite poste in essere, nell’interesse o a vantaggio della Fondazione, da soggetti apicali o da soggetti sottoposti alla loro direzione e/o vigilanza.

A tal fine, sebbene l’adozione del Modello sia prevista dalla legge come facoltativa e non obbligatoria, la Fondazione Accademia Carrara ha stabilito di improntare i propri strumenti organizzativi, di gestione e di controllo secondo modelli in armonia con le finalità previste dal Decreto intendendo:

  • Far sviluppare, in tutti coloro che operano in nome e per conto della Fondazione nei processi con attività a rischio, la consapevolezza di poter incorrere, in caso di violazione delle disposizioni ivi riportate, in sanzioni penali comminabili nei loro stessi confronti e sanzioni amministrative irrogabili alla Fondazione;
  • Ribadire che tali forme di comportamento illecito sono fortemente condannate, in quanto contrarie tanto alle disposizioni di legge quanto ai principi etici ai quali la Fondazione si ispira e si attiene;
  • Consentire alla Fondazione, grazie ad un’azione di monitoraggio sulle aree di attività a rischio, di intervenire tempestivamente per prevenire o contrastare comportamenti a rischio.

 

1.Premessa

 

Il presente codice intende promuovere valori etici nella conduzione delle attività aziendali assunte dai collaboratori della Fondazione, siano essi dipendenti o collaboratori a vario titolo (congiuntamente definiti “destinatari”).

I principi espressi contribuiscono ad affermare la reputazione aziendale e l’attitudine della Fondazione ad essere riconosciuta come ente responsabile ed affidabile.

La Fondazione persegue lo sviluppo e la crescita di lungo periodo dell’Accademia Carrara attraverso il servizio agli utenti, la vicinanza al territorio e alle comunità locali, un processo di mantenimento e, possibilmente, di accrescimento del proprio patrimonio artistico.

Il raggiungimento degli obiettivi della Fondazione è perseguito, da parte di tutti coloro che operano nella stessa o per la stessa, con lealtà, serietà, onestà, competenza e trasparenza, nell’assoluto rispetto delle leggi e della normativa vigente. La verifica del raggiungimento degli obiettivi è auspicabile avvenga attraverso tutte le forme di misurazione utilizzabili.

Il Codice sarà reso disponibile ai terzi che ricevono incarichi dalla Fondazione o che abbiano con la stessa rapporti durevoli. Le sue norme costituiscono parte essenziale delle obbligazioni contrattuali del personale ai sensi e per gli effetti degli articoli 21041 e 21052 del codice civile.

La Fondazione provvede:

  • ad informare tutti i destinatari circa le disposizioni e le applicazioni del Codice, prescrivendone la rigorosa osservanza;
  • a predisporre ogni possibile strumento che ne favorisca la piena applicazione;
  • a verificare la sua effettiva osservanza con riferimento, in via preventiva, agli atti regolamentari ed a contenuto generale e, in via successiva, ai singoli provvedimenti, agli atti negoziali ed ai concreti comportamenti dei destinatari;
  • all’adozione dei provvedimenti connessi alla rimozione degli effetti delle infrazioni del Codice;
  • all’aggiornamento delle disposizioni con riguardo alle esigenze che di volta in volta si manifestino;
  • a sanzionare le violazioni del Codice.

 

2.Principi generali

 

2.1 Obiettivi, missione e principi

La Fondazione Accademia Carrara è una Fondazione che non ha scopo di lucro e, come recita lo Statuto, sostiene, forma e diffonde espressioni della cultura e dell’arte.

La Fondazione, in particolare, persegue la valorizzazione e pubblica fruizione del patrimonio artistico, storico e culturale di “Accademia Carrara” nonché, secondo l’ispirazione del suo originario fondatore Conte Giacomo Carrara, intende “promuovere lo studio delle belle arti onde giovare alla Patria e al Prossimo”.

La Fondazione si pone quale centro di ricerca avanzata nel campo degli studi umanistici, storici, filologici e scientifici relativi alle arti figurative interagendo con istituti culturali, musei, accademie, università ed altri organismi anche al fine di sviluppare sinergie e forme di collaborazione di alta cultura.

Essa inoltre, nello svolgimento della sua attività, assume le proprie responsabilità nei confronti della collettività, ispirandosi ai valori della solidarietà e del dialogo con le parti interessate.
A questo fine mantiene e sviluppa un rapporto continuo con i portatori di interesse cercando, ove possibile, di informarli e coinvolgerli nelle tematiche che li riguardano. 

 

Infine, la Fondazione promuove lo sviluppo sociale, economico ed occupazionale nel rispetto degli standard e dei diritti internazionalmente riconosciuti in materia di tutela dei diritti fondamentali, non discriminazione, tutela dell’infanzia, divieto di lavoro forzato, tutela dei diritti sindacali, salute e sicurezza sul luogo di lavoro, orario di lavoro e retribuzione.

Per realizzare la propria mission, la Fondazione Accademia Carrara segue alcuni principi

generali quali:

  • centralità della persona
  • conformità alle leggi
  • trasparenza
  • professionalità
  • fiducia e collaborazione
  • correttezza gestionale

Questi principi sono a fondamento dell’impegno della Fondazione per una condotta orientata a mantenere una reputazione solida e riconosciuta.

I destinatari a loro volta agiscono lealmente, secondo buona fede, con diligenza, efficienza e correttezza, improntando la propria condotta alla cooperazione e collaborazione reciproca, nel rispetto delle procedure interne.

La convinzione di agire in qualche modo a vantaggio della Fondazione non giustifica l’adozione di comportamenti in contrasto con i suddetti principi.

 

2.2 Rispetto di norme e regolamenti

La Fondazione Accademia Carrara si impegna affinché i propri dipendenti, dirigenti,

amministratori, collaboratori, fornitori e clienti, nonché il personale e i funzionari di altre

imprese con le quali dovessero essere svolte attività in comune o tra loro coordinate,

anche temporaneamente, rispettino costantemente le leggi e i regolamenti vigenti in Italia

e nei paesi in cui la Fondazione ha relazioni culturali ed economiche, nonché le regole

organizzative e procedimentali adottate dalla stessa.

In tal senso, Fondazione Accademia Carrara riconosce come proprio il compito di assicurare un programma di formazione e sensibilizzazione continuo sulle normative cui è tenuta, oltre che sulle tematiche attinenti al Codice Etico, a tutti i propri dipendenti e collaboratori.

 

2.3 Riservatezza

La Fondazione garantisce la riservatezza dei dati e delle informazioni di cui viene in possesso e che per accordi negoziali non possono essere trasmesse all’esterno e la cui divulgazione potrebbe cagionare danni agli interessi aziendali.

La Fondazione, pertanto, fa divieto ai propri dipendenti, compresi i dirigenti, ai membri

degli organi sociali ed ai collaboratori di utilizzare informazioni riservate per scopi non

connessi all’esercizio della propria attività e di comunicare o divulgare gli stessi sia

all’interno che all’esterno dell’Ente.

 

2.4 Conflitti di interesse

Per rispettare il principio di correttezza e trasparenza, nonché per garantire la fiducia della collettività e dei beneficiari dei propri interventi, la Fondazione vigila affinché tutti i destinatari di questo Codice non vengano a trovarsi in condizione di conflitto di interessi, reale o anche soltanto potenziale.

I dipendenti della Fondazione non possono svolgere affari o altre attività professionali che concorrano con gli interessi della Fondazione e con le finalità da essa perseguite, indicate nello statuto e richiamate in questo Codice, salvo espressa autorizzazione da parte del direttore.

I Collaboratori devono, invece, comunicare alla Fondazione l’eventuale svolgimento di attività professionali che concorrano con gli interessi della Fondazione e con le finalità da essa perseguite, indicate nello statuto e richiamate in questo Codice. 

È dovere di tutti i dipendenti, Collaboratori e componenti degli organi della Fondazione evitare e prevenire il sorgere di un conflitto di interessi.

 

2.5 Tutela dell’ambiente

Fondazione Accademia Carrara tiene in considerazione gli aspetti di carattere ambientale, garantendo che il lavoro venga svolto in modo compatibile con i principi di sostenibilità.

Essa è inoltre consapevole dell’incidenza delle proprie attività sullo sviluppo economico sociale e sulla qualità della vita del territorio di riferimento. Per questa ragione si impegna al rigoroso rispetto di tutta la legislazione e normativa ambientale applicabile al proprio settore, salvaguardando l’ambiente circostante e contribuendo allo sviluppo sostenibile del territorio.

 

2.6 Tutela del diritto d’autore e dei diritti di proprietà industriale

Nello svolgimento della propria attività, la Fondazione opera evitando qualsiasi situazione di contrasto ovvero di violazione di diritti d’autore o diritti di proprietà industriale spettanti a terzi e richiamando tutti coloro che operano nell’interesse della Fondazione al rispetto di tutte le normative esistenti a tutela degli stessi.

 

2.7 Relazioni interne

La Fondazione riconosce il valore delle risorse umane, attraverso la tutela della loro integrità fisica e morale e favorendo un continuo accrescimento delle competenze tecniche e professionali e opera per:

  • stimolare la condivisione delle informazioni, delle conoscenze, dell’esperienza e delle capacità professionali sia all’interno della Fondazione che, ove appropriato, all’esterno;
  • favorire il lavoro di gruppo e il senso degli obiettivi comuni atteggiamenti capaci di creare nuovo valore

I Destinatari interagiscono fra loro evitando ogni discriminazione in base ad età, stato di salute, sesso, religione, razza, opinioni politiche e culturali e tenendo una condotta improntata al rispetto della buona educazione.

Le relazioni tra i Destinatari sono improntate al rispetto della persona in quanto tale e dell’attività da essa svolta all’interno dell’organizzazione.

 

3.Rapporti con il personale

 

Le disposizioni, i principi e gli obblighi contenuti in questo paragrafo sono estesi a tutti i destinatari del presente Codice, ivi compresi il personale e i funzionari di altre imprese con le quali dovessero essere svolte attività in comune o tra loro coordinate, anche temporaneamente.

  • L’assunzione del personale avviene in conformità a regolari contratti di lavoro, non essendo ammessa alcuna forma di rapporto lavorativo non conforme o comunque elusiva delle disposizioni vigenti.
  • La selezione del personale è subordinata alla verifica della piena rispondenza dei candidati ai profili professionali richiesti dalla Fondazione, nel rispetto delle pari opportunità per i soggetti interessati, in modo che ciascuno possa godere di un trattamento equo basato su criteri di merito. La Fondazione adotta opportune misure per evitare di porre in essere favoritismi, nepotismi o forme di clientelismo nelle fasi di selezione e assunzione.
  • Ogni dipendente e collaboratore deve agire lealmente e secondo buona fede, rispettando gli obblighi contrattualmente previsti ed assicurando il corretto svolgimento delle prestazioni richieste.
  • Nell’espletamento dei propri compiti il personale deve attenersi al rispetto della legge e conformare la propria condotta e i propri comportamenti a quanto esposto nel presente Codice.
  • Ciascun dipendente deve astenersi dall’assumere comportamenti e adottare decisioni che possano favorire direttamente o indirettamente i propri privati interessi.

3.1 Impiego di lavoratori irregolari

Fondazione Accademia Carrara considera, inoltre, quale principio inderogabile, l’impiego di solo personale che risulti pienamente in regola con le vigenti norme sull’immigrazione. In considerazione di quanto sopra, tutti i destinatari del presente Codice devono adottare i seguenti comportamenti:

  • non impiegare risorse umane che non siano in regola con le disposizioni vigenti in materia di permesso di soggiorno;
  • richiedere a tutti i fornitori, chiamati a erogare servizi o lavori in conformità alle disposizioni ed ai regolamenti adottati dall’azienda, di avvalersi esclusivamente di personale in regola con le disposizioni vigenti in materia di permesso di soggiorno

3.2 Utilizzo di sistemi informatici o telematici

La Fondazione sancisce il divieto assoluto in capo ai destinatari del presente Codice di alterare in qualsiasi modo il funzionamento di un sistema informatico o telematico o intervenire senza diritto con qualsiasi modalità su dati, informazioni o programmi contenuti in uno dei suddetti sistemi. 
In particolare, tutti i dipendenti e i Collaboratori sono tenuti:

  • a rispettare tutte le disposizioni normative in vigore e le condizioni dei contratti di licenza sottoscritti dalla Fondazione;
  • a porre in essere un comportamento corretto e trasparente nell’utilizzo di qualsiasi mezzo o sistema informatico;
  • ad astenersi da qualunque attività che possa determinare la modificazione, soppressione o creazione fraudolenta di documenti informatici, pubblici o privati, che potrebbero avere valenza probatoria e, comunque, astenersi dall’accedere abusivamente al sistema informatico o telematico aziendale al fine di modificare o sopprimere dati, documenti ed informazioni ivi conservate;
  • ad astenersi dal porre in essere qualunque attività che possa determinare il danneggiamento o l’interruzione di un sistema informatico o telematico di terzi, pubblici o privati, nonché dal diffondere apparecchiature, dispositivi o programmi informatici diretti a danneggiare od interrompere un sistema informatico o telematico;
  • a non accedere a siti non attinenti allo svolgimento delle mansioni assegnate, a non partecipare, per motivi non professionali a Forum, a non utilizzare chat line / bacheche;
  • ad evitare di diffondere la propria password e il proprio codice di accesso al PC;
  • ad utilizzare sempre e soltanto la propria password e il proprio codice di accesso;
  • a non riprodurre copie non consentite di programmi su licenza per uso personale, aziendale o a favore in terzi.

3.3 Sicurezza e igiene dei luoghi di lavoro

La Fondazione si impegna a diffondere e consolidare una cultura della sicurezza, sviluppando la consapevolezza dei rischi, promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutto il personale ed operando per preservare, soprattutto con azioni preventive, la salute e la sicurezza del personale.
Le attività della Fondazione devono svolgersi nel pieno rispetto della normativa vigente in materia di prevenzione e protezione; la gestione operativa deve fare riferimento a criteri avanzati di salvaguardia ambientale e di efficienza energetica, perseguendo il miglioramento delle condizioni di salute e sicurezza sul lavoro.

A tal fine, la Fondazione si impegna a realizzare interventi di natura tecnica ed organizzativa, concernenti: 

  • l’introduzione di un sistema integrato di gestione dei rischi e della sicurezza; 
  • una continua analisi dei rischi e delle criticità dei processi e delle risorse da proteggere; 
  • l’adozione delle migliori tecnologie idonee a prevenire l’insorgere di rischi attinenti alla sicurezza e/o alla salute dei lavoratori; 
  • il controllo e l’aggiornamento delle metodologie di lavoro;
  • interventi formativi e di comunicazione.

 

4.Principi fondamentali nelle relazioni con soggetti privati

 

Oltre che nelle interazioni con soggetti afferenti alle pubbliche amministrazioni (cfr. punto 7), la Fondazione si impegna a contrastare il fenomeno corruttivo anche nei rapporti che intrattiene con società ed enti privati.

A tal scopo, Fondazione Accademia Carrara ha definito apposite regole comportamentali per impedirne la realizzazione, individuando, inoltre, specifiche attività sensibili all’interno dei diversi processi aziendali, attraverso le quali potrebbe essere compiuto dal personale.

Fondazione Accademia Carrara ribadisce, comunque, il divieto di porre in essere i seguenti comportamenti, che si indicano a titolo esemplificativo e non esaustivo:

  1. simulare spese fittizie, ovvero superiori a quelle realmente sostenute, al fine di creare fondi occulti;
  2. acquistare beni o servizi destinati ad essere elargiti a soggetti apicali di società private ovvero a soggetti sottoposti alla loro direzione o vigilanza, al fine di ottenere dagli stessi comportamenti infedeli ed economicamente svantaggiosi per le società di appartenenza;
  3. dare o promettere denaro o altra utilità a soggetti apicali, ovvero a soggetti sottoposti alla loro direzione o vigilanza, allo scopo di ottenere da questi un vantaggio per l’Associazione, omettendo atti in violazione degli obblighi inerenti al loro ufficio o degli obblighi di fedeltà, e cagionando un danno alla società di appartenenza.

 

5.Rapporti con fornitori e appaltatori

 

Nei rapporti con i fornitori e i subappaltatori, la Fondazione si ispira ai principi di legalità, lealtà ed efficienza e instaura con essi rapporti di elevata professionalità e reciproca collaborazione. La scelta degli stessi si ispira a principi di obiettività, competenza, economicità, trasparenza e correttezza, nel rispetto delle relative procedure interne.

A tal fine la Fondazione assicura di:

  • osservare le leggi e i regolamenti in vigore in materia;
  • non precludere a nessuna azienda che ne abbia i requisiti, la possibilità di competere per aggiudicarsi una parte dei lavori o delle forniture;
  • selezionare fornitori e appaltatori e valutare le loro offerte in base a criteri qualitativi e di economicità delle prestazioni e dei prodotti forniti, della loro idoneità tecnico professionale, del rispetto dell’ambiente e dell’impegno sociale profuso;
  • condurre le transazioni commerciali secondo trasparenza e correttezza, garantendo:
    • il rispetto scrupoloso dei requisiti minimi fissati e richiesti per la selezione dei soggetti offerenti beni e/o servizi che la Fondazione intende acquisire;
    • di fissare i criteri di valutazione delle offerte;
    • di richiedere e ottenere tutte le informazioni necessarie con riferimento all’attendibilità commerciale/professionale di fornitori appaltatori e partner.
  • sollecitare la collaborazione dei fornitori e appaltatori al fine di soddisfare le esigenze della Fondazione in termini di qualità e tempi di consegna, nel rispetto delle regole liberamente concordate;
  • mantenere un dialogo franco e aperto con i fornitori e gli appaltatori, in linea con le buone consuetudini commerciali;
  • non divulgare informazioni che, per decisione della Fondazione o in base ad accordi con il fornitore, debbano mantenersi riservate.

 

6.Pagamenti e incassi

 

La Fondazione esercita la propria attività nel pieno rispetto delle disposizioni valutarie e delle normative antiriciclaggio vigenti nei Paesi in cui opera e delle disposizioni emanate dalle competenti Autorità.
A tal fine i dipendenti ed i Collaboratori devono evitare di porre in essere operazioni sospette sotto il profilo della correttezza e della trasparenza. In particolare, i dipendenti ed i collaboratori si impegnano ad acquisire in via preventiva informazioni relative alle controparti commerciali al fine di verificare la loro rispettabilità e la legittimità della loro attività; gli stessi si impegnano altresì ad operare in maniera tale da evitare implicazioni in operazioni anche potenzialmente idonee a favorire il riciclaggio di denaro proveniente da attività illecite o criminali, agendo nel pieno rispetto della normativa antiriciclaggio primaria e secondaria.

Per evitare di dare o ricevere pagamenti indebiti e simili i dipendenti e Collaboratori, in tutte le loro trattative, devono rispettare i seguenti principi riguardanti la documentazione e la conservazione delle registrazioni:

  • tutti i pagamenti e gli altri trasferimenti fatti da o a favore della Fondazione devono essere accuratamente ed integralmente registrati nei libri contabili e nelle scritture obbligatorie;
  • tutti i pagamenti devono essere effettuati solo ai destinatari e per le attività contrattualmente formalizzate e/o deliberate dalla Fondazione;
  • non devono essere create registrazioni false, incomplete o ingannevoli e non devono essere istituiti fondi occulti o non registrati e, neppure, possono essere depositati fondi in conti personali o non appartenenti alla Fondazione;
  • non deve essere fatto alcun uso non autorizzato dei fondi o delle risorse della Fondazione;
  • non deve essere fatto alcun pagamento in contanti o con mezzi di pagamento al portatore.

 

7.Rapporti con la Pubblica Amministrazione

 

7.1 Integrità ed indipendenza nei rapporti

Tutti i rapporti intercorrenti con soggetti qualificabili come Pubblici Ufficiali o Incaricati di

Pubblico Servizio devono essere condotti nel pieno rispetto delle leggi e delle norme vigenti. Detti rapporti avvengono quindi esclusivamente per il tramite di referenti dotati di mandato di autorizzazione da parte della Fondazione e che non versano in situazioni di conflitto di interessi rispetto ai rappresentanti delle istituzioni stesse.

 

7.2 Benefici e regali

La Fondazione condanna qualsiasi comportamento, da chiunque posto in essere, consistente nel promettere od offrire direttamente od indirettamente regali, omaggi o qualsiasi tipo di beneficio a Pubblici Ufficiali e/o Incaricati di Pubblico Servizio italiani o esteri, o loro parenti, da cui possa conseguirne un indebito o illecito interesse e/o vantaggio per la Fondazione.

La Fondazione Accademia Carrara non ammette alcuna forma di regalo salvo che si tratti di doni di modico valore e conformi agli usi e tali che non possano essere intesi come finalizzati alla ricerca di indebiti favori e che non compromettano l’integrità, l’indipendenza e la reputazione di una delle parti. In ogni caso questo tipo di spesa deve essere autorizzato e documentato. Nei confronti di rappresentanti o dipendenti delle pubbliche amministrazioni sono vietate la ricerca e l’instaurazione di relazioni personali di favore, influenza, ingerenza idonee a condizionare, direttamente o indirettamente, l’esito del rapporto.

 

7.3 Gestione delle richieste alla PA

Nell’ambito di una qualsiasi trattativa d’affari, una richiesta o un rapporto con la Pubblica Amministrazione italiana e/o straniera, non devono essere tenuti per nessuna ragione comportamenti volti ad influenzare illegittimamente le decisioni dei Pubblici Ufficiali o

Incaricati di Pubblico Servizio, né tantomeno al fine di far conseguire alla Fondazione un indebito o illecito profitto o vantaggio.

A titolo esemplificativo, ma non esaustivo non possono essere intraprese – direttamente o indirettamente – le seguenti azioni:

  • Prendere in considerazione o proporre – in qualsiasi modo – opportunità di impiego e/o commerciali che possano avvantaggiare i Pubblici Ufficiali e/o gli Incaricati di Pubblico Servizio o loro parenti e affini.
  • Offrire omaggi, se non di modesta entità e nel rispetto dell’iter autorizzativo aziendale.
  • Sollecitare o ottenere informazioni riservate che possano compromettere l’integrità o la reputazione di entrambe le parti.
  • Abusare della propria posizione o dei propri poteri per indurre o costringere qualcuno a promettere indebitamente a sé o ad altri denaro o altra utilità.

7.4 Finanziamenti, contributi e sovvenzioni

È proibito destinare a finalità diverse da quelle per cui sono stati eventualmente concessi, contributi, sovvenzioni o finanziamenti ottenuti dai Fondatori Istituzionali, dallo Stato o da altro Ente Pubblico o dalle Comunità Europee.

La Fondazione condanna i comportamenti volti ad ottenere, da parte dello Stato, della Comunità Europea o di altro Ente Pubblico nazionale ed estero, qualsiasi tipo di contributo, finanziamento, mutuo agevolato o altra erogazione dello stesso tipo, per mezzo di dichiarazioni e/o documenti allo scopo alterati o falsificati, o per il tramite di informazioni omesse o, più genericamente, per il tramite di artifici o raggiri, compresi quelli realizzati per mezzo di un sistema informatico o telematico, volti ad indurre in errore l’ente erogatore.

I dipendenti incaricati dovranno riporre la maggiore attenzione nella scrupolosa protocollazione e rendicontazione di ogni documento o elaborato da essi eseguito e/o trasmesso alla Pubblica Amministrazione ed agli enti pubblici in generale.

 

8.Rapporti con finanziatori e sponsor

 

La Fondazione impronta la propria condotta nei rapporti con i finanziatori e sponsor a principi di massima trasparenza e correttezza. La Fondazione si impegna a rispettare la privacy degli sponsor e a gestire i fondi da essi contributi in modo conforme alle loro indicazioni. La Fondazione si impegna inoltre a fornire a ciascun potenziale sponsor una serie di informazioni dettagliate sulla Fondazione stessa e sulle sue attività.

La Fondazione si impegna a rispettare i diritti dei donatori, come segue:

  • fornendo informazioni dettagliate sulla missione della Fondazione, sul modo in cui i fondi verranno utilizzati;
  • fornendo informazioni sull’identità dei membri del consiglio di amministrazione e assicurandosi che questi siano in grado di svolgere senza alcuna restrizione il loro ruolo tutelare;
  • mettendo a disposizione la versione più aggiornata del bilancio di esercizio;
  • assicurandosi che i fondi vengano usati come per gli intenti stabiliti;
  • offrendo ai finanziatori il giusto riconoscimento;
  • assicurandosi che tutte le informazioni riguardanti le donazioni vengano trattate con il dovuto rispetto e segretezza e rispettando la normativa vigente.

 

9.Procedure operative e dati contabili

 

Componenti degli Organi, i dirigenti e i dipendenti, nonché tutti coloro che intrattengono rapporti con la Fondazione, sono tenuti alla rigorosa osservanza delle procedure che regolamentano lo svolgimento di ogni operazione/transazione, anche sotto il profilo dell’utilizzo delle risorse finanziarie. Ogni operazione deve essere supportata da adeguata, chiara e completa documentazione da conservare agli atti, in modo da consentire, in ogni momento, il controllo sulle motivazioni, le caratteristiche dell’operazione e i soggetti coinvolti. La documentazione dei fatti elementari, da riportare in contabilità, a supporto della registrazione, deve essere completa, chiara, veritiera e accurata e deve essere tenuta agli atti per ogni opportuna verifica. Deve altresì consentire di individuare i soggetti che sono intervenuti a vario titolo. La connessa registrazione contabile deve, parimenti, riflettere, in maniera completa, chiara, veritiera e accurata, ciò che è descritto nella documentazione di supporto. Nel caso di elementi economico-patrimoniali fondati su valutazioni, la connessa registrazione deve essere compiuta nel rispetto dei criteri di ragionevolezza e prudenza, illustrando con chiarezza, nella relativa documentazione, i criteri che hanno guidato la determinazione del valore del bene. Ogni soggetto che effettui operazioni e/o transazioni aventi ad oggetto somme di denaro, beni o altre utilità economicamente valutabili, appartenenti alla Fondazione, deve agire su specifica autorizzazione e fornire, su richiesta, ogni valida evidenza per la sua verifica in ogni tempo. Ciascun collaboratore è responsabile della veridicità, autenticità ed originalità della documentazione e delle informazioni rese nello svolgimento dell’attività di propria competenza.

 

10.Predisposizione di documenti contabili e societari

 

La redazione del bilancio e di qualsiasi altro tipo di documentazione contabile rispetta le leggi e le regolamentazioni vigenti, adotta le prassi ed i principi contabili più avanzati e s’ispira al principio della trasparenza nei rapporti con gli stakeholders, rappresentando fedelmente i fatti di gestione secondo criteri di chiarezza, veridicità e correttezza nel rispetto delle procedure interne.

A tal fine:

Per ogni operazione deve essere conservata agli atti adeguata documentazione di supporto, tale da consentire un’agevole registrazione contabile, la ricostruzione dell’operazione e l’individuazione di eventuali responsabilità.

Analogamente, la Fondazione ribadisce che il bilancio deve rappresentare la situazione economica, patrimoniale o finanziaria della Fondazione in modo veritiero, chiaro e completo.

Gli amministratori non devono impedire od ostacolare in qualunque modo attività di controllo da parte del collegio dei revisori, dei soci e della società di revisione.

Il Consiglio di Amministrazione, i dirigenti, i collaboratori ed i dipendenti sono tenuti a mantenere riservate le informazioni e i documenti acquisiti nello svolgimento delle loro funzioni e a non utilizzarle a proprio vantaggio.

 

11.Modalità di diffusione del Codice, controllo e sanzioni

 

11.1 Riscontro di irregolarità

Il presente codice etico e i suoi futuri aggiornamenti, quando approvati dai competenti organi, sono resi noti ai Componenti degli Organi della Fondazione, ai dirigenti e dipendenti mediante invio personale a ciascuno con attestazione di avvenuto ricevimento. Ogni Componente, dirigente e dipendente è tenuto al rispetto di quanto previsto dal presente codice e, pertanto, comportamenti e attività di ciascun Componente, dirigente e dipendente dovranno essere conformi ai principi ivi contenuti; non saranno ammesse eventuali dichiarazioni di mancata o parziale conoscenza di questo codice in caso di riscontrati inadempimenti dello stesso. La Fondazione garantisce che nessuno possa subire ritorsioni, illeciti condizionamenti, disagi e discriminazioni di qualunque tipo per aver segnalato la violazione del presente codice etico o delle procedure interne. A seguito della segnalazione di irregolarità la Fondazione esegue tempestivamente le opportune verifiche ed adotta i provvedimenti disciplinari, anche di tipo pecuniario, e nei casi di rilevanza penale presenta denuncia all’autorità competente.

 

11.2 Sanzioni

La violazione di principi fissati nel codice etico compromette il rapporto fiduciario tra i Membri della Fondazione e i Componenti degli Organi della Fondazione stessa e configura causa di revoca per giusta causa. La violazione dei principi fissati nel codice etico da parte di dirigenti e dipendenti, consulenti, collaboratori a vario titolo, clienti, fornitori, partners commerciali e finanziari, compromette il rapporto fiduciario tra la Fondazione e gli stessi. Per i dipendenti della la violazione delle norme del Codice Etico costituisce inadempimento delle obbligazioni primarie del rapporto di lavoro o illecito disciplinare e comporta l’adozione di provvedimenti disciplinari proporzionati in relazione alla gravità o recidività o al grado della colpa, nel rispetto della disciplina di cui all’art. 7 dello Statuto dei Lavoratori, dei Contratti Collettivi Nazionali applicati ai dipendenti della Fondazione e del Sistema Disciplinare ex D.Lgs. 231/01, per ogni conseguenza di legge, anche in ordine alla conservazione del rapporto di lavoro ed al risarcimento dei danni. Il presente Codice Etico è approvato dal Consiglio di Amministrazione della Fondazione. Ogni aggiornamento dello stesso verrà approvato dal Consiglio di Amministrazione della Fondazione. Oltre a rendere pubblico sul sito web il proprio bilancio di esercizio e il bilancio di missione, la Fondazione si impegna a rendere pubbliche quelle informazioni utili alla piena comprensione delle attività svolte, dei possibili effetti per la collettività e dei programmi futuri.